Évaluation de la Corporation du Secrétariat du commerce intérieur

3. Constatations (Suite)

3.2 Rendement (efficacité, efficience et économie)

Question 3 — Est-ce que la CSCI a fourni des services de soutien efficaces aux intervenants fédéraux afin de faciliter la mise en œuvre de l'ACI?

Résumé des constatations : Globalement, la CSCI s'est révélée efficace pour fournir des services aux intervenants fédéraux dans ses cinq domaines de service. Certains intervenants considèrent que les services de communication pourraient être améliorés.
Services opérationnels et administratifs

La CSCI offre un soutien administratif et opérationnel à ceux qui sont chargés de mettre en œuvre l'ACI. Un examen du Plan de fonctionnement et des documents budgétaires permet de dégager des exemples de services que la CSCI peut offrir aux parties. Ceux-ci incluent l'organisation des réunions annuelles du CCI et de l'assemblée générale annuelle de la CSCI, ce qui comprend la préparation des ordres du jour, la logistique des réunions, la documentation, les comptes rendus, les mesures de suivi — ainsi que plusieurs rencontres en personne avec les représentants du commerce intérieur (RCI) et avec d'autres groupes ou comités. En outre, la CSCI organise entre 30 et 60 téléconférences chaque année pour les RCI et les comités de l'ACI, et a participé à 20 à 30 téléconférences sur la mobilité de la main-d'œuvre.

Les interviewés d'ICet des partenaires fédéraux ont mentionné certains défis auxquels fait face la CSCI, compte tenu de la nécessité d'offrir ses services à treize parties dans différents fuseaux horaires. Malgré cela, tous sont d'avis que la CSCI est efficace pour offrir un soutien administratif et opérationnel au Comité du commerce intérieur (CCI), aux RCI (représentants du commerce intérieur), au conseil d'administration et aux divers comités. Les interviewés ont indiqué que la CSCI offre des services objectifs et professionnels. Ils ont particulièrement souligné le niveau élevé des connaissances des employés de la CSCI, leur disponibilité et la qualité du soutien offert.

Les interviewés ont mentionné que les services offerts par la CSCI sont généralement opportuns. Cependant, ils admettent qu'il y a parfois des retards, hors du contrôle de la CSCI (p. ex. retards quant à l'approbation des documents). Par conséquent, la CSCI n'est pas toujours en mesure de respecter ses normes de qualité (p. ex. comptes rendus des décisions distribués dans un délai de 2 à 3 jours ouvrables). Les interviewés ont laissé entendre que les cibles fixées par la CSCI sont peut-être irréalistes et qu'il serait sans doute utile de les réexaminer.

Services de règlement des différends

Le processus de règlement des différends, qui fait partie intégrante de l'Accord, vise à permettre aux parties de résoudre leurs litiges dans un esprit de conciliation, de coopération et d'harmonie. La CSCI est chargée d'administrer ce mécanisme. Par l'entremise de ce processus, la CSCI offre un soutien administratif aux procédures (p. ex. organiser les audiences orales et les rencontres du corps dirigeant); tient le compte rendu de chaque procédure; envoie les copies de toute demande visant à former un groupe spécial à toutes les autres parties et aux autres participants; ajoute au compte rendu tous les rapports, les décisions, les ordonnances et les directives du corps dirigeant; et transmet aux participants à une procédure des copies de ces rapports, décisions, ordonnances et directives, ou toute autre communication écrite du corps dirigeant.10

IC et les partenaires fédéraux interviewés ont indiqué que la CSCI joue un rôle important dans le règlement des différends en s'employant à favoriser la clarté et l'objectivité. Ils sont tous d'avis que la CSCI gère efficacement le mécanisme de règlement des différends. Voici un commentaire illustrant bien cela :

« Les services liés au règlement des différends sont excellents. Les employés sont très efficaces pour réorienter les efforts et simplifier les processus ».

Services d'information et de communication

Un des rôles de la CSCI est d'informer à la fois les intervenants internes et les intervenants externes des objectifs et des réalisations de l'Accord, ainsi que d'en favoriser une meilleure compréhension auprès du public. L'examen des documents a révélé que la CSCI a répondu à plus de 400 demandes d'information des parties à l'ACI et du grand public en 2009–2010. En outre, la CSCI a préparé, révisé, publié et mis à jour des protocoles de modification, des chapitres de l'ACI, des communiqués, des rapports annuels de l'ACI, etc. ou collaboré à la rédaction de ces documents.

Selon les entrevues menées auprès du personnel d'ICet des partenaires fédéraux, la CSCI a été efficace pour tenir les intervenants informés de l'évolution des activités, aider les parties à administrer la mise en œuvre de l'ACI, les maintenir sur la bonne voie, diffuser rapidement l'information sur le commerce intérieur et assurer une solide fonction de liaison.

Certains interviewés ont mentionné que la CSCI offre des services de communication efficaces et opportuns. D'autres par contre estiment que ces services ne sont pas les meilleurs. Ils sont d'avis que les aspects des communications et le travail de liaison avec les intervenants externes pourraient être améliorés et plus professionnels. Cependant, les interviewés précisent que certains intervenants ne souhaitent pas que la CSCI joue un rôle en matière de communication, il ne serait donc pas approprié d'en étendre la portée.

Les interviewés ont aussi identifié les outils d'information et de communication que la CSCI gère et qui permettent de soutenir le rôle des intervenants. Premièrement, REGISTREX 11 a été créé par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans le cadre de l'ACI afin d'aider les entreprises à faire des affaires partout au Canada, en leur proposant un guichet unique pour s'enregistrer et déposer leurs rapports. Deuxièmement, MARCAN,12 également mis sur pied par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en vertu de l'ACI, renferme des liens vers des sites Web qui peuvent publier des avis d'appel d'offres relatifs à des marchés d'approvisionnement au sein du secteur public canadien. Il fournit également de l'information sur les règlements, les procédures générales liées aux plaintes, les coordonnées des responsables des acquisitions ainsi que des statistiques sur les acquisitions des gouvernements. Troisièmement, la CSCI a hébergé et géré le site Web du Groupe de coordination de la mobilité de la main-d'œuvre.13 Enfin, les interviewés reconnaissent l'utilité du site Web de l'ACI,14 géré par la CSCI, qui contient des documents publics, notamment l'ACI et les protocoles de modification, de l'information sur le mécanisme de règlement des différends, les rapports des groupes spéciaux, ainsi qu'un portail réservé aux membres où ces derniers peuvent trouver facilement divers documents, notamment les comptes rendus de décisions. Cependant, quelques interviewés ont souligné que le site Web de l'ACI pourrait être plus convivial et accessible à tous les groupes de travail.

Question 4 — Est-ce que les services de la CSCI ont été fournis de façon rentable?

Résumé des constatations : La CSCI a fait preuve de diligence dans sa gestion des coûts et a réussi à réduire de façon significative ses dépenses globales et, par conséquent, les contributions des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

L'examen des budgets de la CSCI et les entrevues avec les intervenants révèlent que la CSCI réussit à gérer ses activités de façon rentable.

La CSCI s'est constamment efforcée de réduire ses coûts et de gérer ses dépenses efficacement. La CSCI a fait une analyse de tous ses fournisseurs afin d'utiliser leurs services plus efficacement et s'est dotée d'un système de rémunération interne. En outre, elle produit ses propres rapports annuels et résumés, et imprime maintenant ses documents à l'interne, plutôt que de confier le contrat à des fournisseurs externes.

Les interviewés estiment que la CSCI s'est dotée d'une structure simplifiée et rentable. L'examen des budgets de la CSCI15 donne une bonne idée des économies globales. Plus particulièrement, la CSCI a réussi à réduire ses dépenses au cours des dernières années pour les faire passer d'environ 740 000 dollars en 2005–2006 à quelque 525 000 dollars en 2010–2011, réduisant ainsi les contributions versées par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Question 5 — Est-ce que la structure de gouvernance de la CSCI est satisfaisante?

Résumé des constatations : La structure de gouvernance actuelle de la CSCI semble être satisfaisante du point de vue fédéral et est similaire à celle d'autres secrétariats qui offrent des services semblables aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Pour évaluer la structure de gouvernance, nous avons eu recours à des entrevues, à un examen de documents, ainsi qu'à une comparaison avec d'autres secrétariats intergouvernementaux.

Structure de gouvernance de la CSCI

La structure de gouvernance actuelle de la CSCI repose sur le CCI, un comité de ministres formé de représentants de toutes les provinces et de tous les territoires16 et du ministre de l'Industrie. Le CCI se réunit chaque année, et au besoin, afin de suivre les progrès réalisés dans le cadre de l'ACI, et sa présidence est assurée à tour de rôle pendant un an par des représentants des parties. Les décisions sont prises par consensus.

Les représentants du commerce intérieur (RCI) sont des cadres supérieurs spécialistes du commerce nommés par chaque partie à l'ACI. Ils se réunissent régulièrement dans le cadre des travaux d'un comité ou de groupes de travail afin de diriger la mise en œuvre de l'ACI. Les RCI sont également nommés par chaque partie à l'ACI afin de former un conseil d'administration et de donner des directives générales au directeur exécutif sur l'administration et le fonctionnement de la CSCI. Le conseil d'administration gère les biens et les activités de la Corporation, a le pouvoir d'autoriser des dépenses au nom de la Corporation et de déléguer à ses dirigeants le pouvoir d'engager et de payer des employés.

L'ACI a établi d'un secrétariat devant agir comme corps de coordination neutre et indépendant chargé de soutenir les comités et les groupes de travail formés dans le cadre de l'ACI. Le secrétariat est dirigé par un directeur exécutif, qui relève d'un président et du conseil d'administration.

Tous les employés d'ICet les partenaires fédéraux interviewés sont satisfaits de la structure de gouvernance actuelle et sont d'avis qu'aucun changement n'est nécessaire. Des membres du personnel de la CSCI, en revanche, ont formulé deux commentaires clés. Premièrement, ils estiment que les RCI peuvent être en conflit d'intérêts en raison de leur double rôle comme membres du conseil d'administration et clients de la CSCI. Ensuite, ils sont d'avis que les membres du conseil d'administration sont relativement peu expérimentés en ce qui concerne les fonctions qu'exerce le conseil d'une société et que cela constitue une possibilité d'amélioration.

Examen comparatif

Pour cet examen, nous avons comparé la CSCI à des organisations similaires qui s'occupent également d'affaires intergouvernementales et qui gèrent de l'information, des processus complexes et des groupes de travail, ainsi que des négociations avec des intervenants. Ces organisations sont les suivantes : le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), le Conseil de la fédération (CF) et le Conseil canadien des ministres de l'Environnement (CCME) (voir l'annexe D pour plus de détails).

À l'exception du CF, les autres organisations ont essentiellement le même mandat qui consiste à soutenir des cadres supérieurs et des comités ou groupes de travail afin qu'ils puissent remplir leur mandat. Elles offrent également des services administratifs similaires (p. ex. planification des réunions) à ces groupes. Le CF a un mandat différent et agit à titre de tribune pour promouvoir la coopération interprovinciale et territoriale.

La comparaison a révélé que chaque organisation joue un rôle dans les relations intergouvernementales, a un statut permanent et agit à titre de corps neutre. Ces caractéristiques facilitent la préservation de la mémoire organisationnelle et permettent une gestion indépendante. Le SCIC diffère cependant sur le plan de la relation hiérarchique, car il relève directement des gouvernements en raison de son statut d'agence.

Les structures de gouvernance de la CSCI, du CF et du CCME sont similaires : il s'agit de comités de ministres, généralement composés de ministres fédéraux, provinciaux et territoriaux (sauf pour le CF), qui établissent les orientations stratégiques. Leur conseil d'administration (ou comité directeur) s'acquitte de fonctions intégrées et supervise le secrétariat. Cependant, alors que le conseil d'administration du CCME et du CF est formé de sous-ministres, celui de la CSCI est plutôt formé de cadres supérieurs spécialistes du commerce. Le SCIC n'a pas de conseil d'administration.

L'examen comparatif a révélé que la structure de gouvernance de la CSCI est similaire à celle d'autres secrétariats qui aident les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à atteindre des objectifs communs. Même si deux des autres secrétariats comparés ont un conseil d'administration formé de sous-ministres, le personnel d'ICet les partenaires fédéraux estiment que la structure de gouvernance actuelle de la CSCI est appropriée. En outre, la CSCI est le plus petit secrétariat examiné, tant sur le plan de l'effectif que du budget.


10 ACI, chapitre 17. (Retour au renvoi 10)

11 http://www.registrex.net/fre/index.htm (Retour au renvoi 11)

12 http://www.marcan.net/ (Retour au renvoi 12)

13 http://www.ait-aci.ca/index_fr/labour.htm (Retour au renvoi 13)

14 http://www.ait-aci.ca/index_fr.htm (Retour au renvoi 14)

15 Secrétariat du commerce intérieur, Plan de fonctionnement et budget, 2005–2006 à 2010–2011. (Retour au renvoi 15)

16 Le Nunavut a un statut d'observateur. (Retour au renvoi 16)

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