Aide-mémoire au sujet des langues officielles

1. L’activité, le projet ou le programme envisagé est d’envergure national et ou provincial :

Oui. Les services et les communications qui suivent doivent être offerent dans les deux langues officielles

Non. Continuez à la question no 2.

2. L’activité, le projet ou le programme envisagé est d’envergure régional ou local :

Oui. Les services et les communications qui suivent doivent être offertent dans les deux langues officielles là ou la demande est importante (5 % ou 5 000 $)

Non. Continuez à la question no 3.

3. Public cible

Grand public Lorsque la communication vise le grand public il faut utiliser les deux langues officielles. De telles communications comprennent la signalisation, les annonces publicitaires, les prospectus, les publications, les rapports, etc.
Public particulier Lorsque la communication s’adresse à un public particulier dont on connaît les préférences linguistiques, la communication doit se faire dans la langue ou les langues officielles du public en question. De telles communications comprennent les invitations, à des réunions, leur déroulement, les ordres du jour, les diapositives, les dépliants, la documentation distribuée, les procès verbaux, etc.

Lorsque la communication s’adresse à un public particulier dont on ne connaît pas les préférences linguistiques, nous devons soit déterminer ces préférences et s’assurer que chacun reçoit la communication dans la langue officielle de son choix, ou bien assurer la communication dans les deux langues officielles.
Public national ou international Lorsque les institutions fédérales accordent des subventions ou des contributions à un organisme chargé d’organiser un événement d’envergure nationale ou internationale à l’intention du grand public, elles doivent veiller à ce que cet organisme respecte l’obligation dont on a convenu de servir le public, y compris les participants, dans la langue officielle de leur choix tout au long de l’événement.

Lorsque la communication s’adresse à un public particulier et non le grand public, et que l’on connaît les préférences linguistiques de ce public, la communication doit se faire dans la langue ou les langues officielles du public en question.

Sites Web

Sous certaines conditions, un bureau désigné bilingue peut, à titre gracieux, mettre à la disposition du public sur son site Web :

  • de l'information dans une seule langue officielle, sans en modifier le contenu , lorsque cette information est fournie par des entités non assujetties à la LLO;
  • des commentaires du public dans la langue dans laquelle ils ont été reçus, à condition de n'y apporter aucune modification et de ne pas demander de rétroaction sur ces commentaires;
  • un hyperlien vers un site Web unilingue d'une entité non assujettie à la LLO. Le bureau n'est alors pas responsable du fait que le contenu de ce site n'est pas dans les deux langues officielles.

Le bureau émet un avis expliquant que l'information n'est pas dans les deux langues officielles puisque la source de l'information n'est pas assujettie à la LLO. Les circonstances énumérées ci-dessus n'exemptent pas l'institution de son obligation de servir le public dans les deux langues officielles.

Prière de noter : que le contenu des sites Web doit tenir compte de l’égalité de l’anglais et du français et de plus, les textes anglais et français d’un site Web doivent être de qualité égale et disponibles simultanément.

Responsabilités des agent(e)s
Mesures
  • veiller à ce que les bénéficiaires aient une idée nette de leurs obligations en matière de langues de officielles ;
  • veiller à ce que la décision face à la demande importante a été faite afin de justifier la provision des services et des communications dans les deux langues officielles ;
  • adresser tous les exigences de financement (dans les limites du programme);
  • s’assurer que l’organisme bénéficiaire a la capacité linguistique requise pour fournir les services ;
  • veiller à ce que les exigences soient décrites dans l’entente (sous la dispostion des langues officielles).
  • identifier clairement nos attentes;
  • clause pertinente sur les langues officielles figure à l’entente ;
  • fournir le financement adéquat pour appuyer la livraison des services dans les deux langues officielles ;
  • veiller au contrôle efficace et au suivi.