Gestion du parc automobile

Janvier 2009

Conseillé le 30 avril 2009 par le Comité ministérielle de vérification pour l'approbation du Député ministre
Approuvé par le Député ministre le 1 mai 2009

Table des matières

• 1.0 Sommaire
  • 1.1 Introduction
  • 1.2 Principales constatations
    • Gouvernance
    • Contrôle
    • Gestion des risques
  • 1.3 Recommandations
    • Gouvernance
    • Contrôle
    • Gestion des risques
  • 1.4 Énoncé d'assurance
  • 1.5 Opinion de vérification
• 2.0 À propos de la vérification
  • 2.1 Contexte
  • 2.2 Objectif
  • 2.3 Portée
  • 2.4 Méthodologie détaillée
• 3.0 Constatations et recommandations
  • 3.1 Introduction
  • 3.2 Gouvernance
    • Constatation 1: Les rôles et responsabilités en matière de gestion du parc automobile ne sont pas clairement définis et la supervision est limitée
    • Recommandation 1
    • Constatation 2: Les politiques, procédures et directives d'Industrie Canada relatives à la gestion du parc sont incomplètes.
    • Recommandation 2
    • Constatation 3: Formation insuffisante en gestion de parc automobile
    • Recommandation 3
  • 3.3 Contrôle
    • Constatation 4: Aucun mécanisme de suivi du parc automobile d'Industrie Canada
    • Recommandation 4
  • 3.4 Gestion des risques
    • Constatation 5: Les risques liés à la gestion du parc ne sont ni recensés ni évalués
    • Recommandation 5.1
    • Recommandation 5.2
• Annexe A : Ventilation du parc automobile selon l'âge et le kilométrage
• Annexe B : Critères de vérification
• Annexe C : Méthodologie détaillée
• Annexe D : Réponse de la direction et plan d'action

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Au 20 novembre 2008, Industrie Canada possédait 364 véhicules, soit des voitures, des camions, des minifourgonnettes et des véhicules utilitaires sport (VUS) (se reporter à l'annexe A pour obtenir le nombre total de véhicules par région).

La gestion du parc automobile à Industrie Canada est une responsabilité décentralisée. Le Groupe des contrats et de la gestion du matériel (GCGM) au sein de la Direction de la gestion des finances et du matériel est tenu de fournir une orientation fonctionnelle et des avis sur la gestion du parc automobile, conformément à la Politique 015 sur les véhicules automobiles d'Industrie Canada.

L'objectif de la vérification, conformément au Plan pluriannuel de vérification interne axé sur les risques qui a été approuvé, était d'évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion, les stratégies et pratiques connexes de gestion des risques, l'information pour la prise de décisions et l'établissement de rapports ainsi que le degré de conformité aux politiques pertinentes.

Les étapes de la planification et de la réalisation sur place de la vérification de la gestion du parc automobile ont été menées à bien entre novembre 2007 et février 2008. La vérification incluait un examen des pratiques de gestion du parc automobile au sein du GCGM, dans trois bureaux régionaux (Ontario, Québec et Pacifique) et au Centre de recherches sur les communications (CRC). L'échantillonnage des opérations portait sur l'exercice 2006-2007 et les six premiers mois de 2007. Le rapport a été mis à jour à la lumière des données actuelles.

1.2 Principales constatations

Gouvernance

1. La structure de gouvernance de la gestion du parc automobile n'est pas clairement définie, ce qui donne lieu à diverses pratiques au sein du Ministère.

2. Industrie Canada n'a pas mis en place des lignes directrices et des procédures administratives complètes qui assureraient le recours à des procédures normalisées et la conformité aux politiques et directives du Conseil du Trésor.

3. Les employés prenant part à la gestion du parc automobile n'ont reçu aucune formation pour exercer cette fonction. Par conséquent, on a constaté que les pratiques de gestion du parc n'étaient pas uniformes.

Contrôle

4. Il n'y a aucun mécanisme de suivi des activités du parc automobile à Industrie Canada visant à assurer une utilisation optimale des véhicules du parc.

Gestion des risques

5. Aucune mesure n'a été prise pour recenser, évaluer et réduire les risques pour la fonction de gestion du parc automobile susceptibles de nuire aux activités du parc et au maintien des services du Ministère.

1.3 Recommandations

Gouvernance

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules :

1. établisse une structure de gouvernance claire pour la gestion du parc automobile pour ce qui est de la promotion de bonnes pratiques et de la prestation d'un soutien aux gestionnaires dans l'exercice de leurs fonctions;

2. élabore une série de directives, de lignes directrices et de procédures qui sont conformes aux directives du Conseil du Trésor, tiennent compte des différences entre l'équipement spécialisé et non spécialisé et comportent des critères régissant l'utilisation des véhicules ministériels;

3. veille à ce qu'une formation adéquate soit offerte aux employés s'occupant de la gestion du parc automobile.

Contrôle

4. Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, mette en œuvre un mécanisme de suivi efficace et élabore des outils et des lignes directrices propres à aider les gestionnaires de l'exploitation à surveiller le rendement de leur parc.

Gestion des risques

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules :

5.1 effectue régulièrement une évaluation des risques de la fonction de gestion du parc automobile dans le cadre du processus de planification stratégique;

5.2 veille à ce que les permis de conduire soient régulièrement validés pour tous les conducteurs de véhicules du Ministère.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour appuyer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées au cours de la période visée à la lumière des critères de vérification préétablis. L'opinion ne s'applique qu'aux entités examinées et au champ d'étude décrit dans le présent rapport.

1.5 Opinion de vérification

À mon avis, la fonction de gestion du parc automobile à Industrie Canada présente des lacunes se rapportant aux processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques qui requièrent l'attention de la direction.

Bill Merklinger
Dirigeant principal de la vérification, Industrie Canada

Date

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Au 20 novembre 2008, Industrie Canada possédait 364 véhicules, soit des voitures, des camions, des minifourgonnettes et des véhicules utilitaires sport (VUS) (se reporter à l'annexe A pour obtenir le nombre total de véhicules par région).

La gestion du parc automobile à Industrie Canada est une responsabilité décentralisée. Toutefois, le Groupe des contrats et de la gestion du matériel (GCGM) au sein de la Direction de la gestion des finances et du matériel est tenu de fournir une orientation fonctionnelle et des avis sur la gestion du parc automobile, conformément à la Politique 015 sur les véhicules automobiles d'Industrie Canada.

Même si le GCGM mène ses activités conformément à une politique sur les véhicules automobiles (015) élaborée avant 1996 par Industrie Canada, Mesures Canada et le Centre de recherches sur les communications (CRC) ont leur propre politique.

Les Services financiers ARI (ARI) fournissent à Industrie Canada un système de cartes pour acheter et payer les produits et services associés au fonctionnement de ses véhicules. L'information concernant les opérations effectuées avec ces cartes est recueillie et transmise au Ministère de sorte que l'on puisse assurer adéquatement une gestion axée sur le cycle de vie du parc automobile. Actuellement, trois ententes ministérielles ont été conclues avec les Services financiers ARI : une pour Mesures Canada, une pour le CRC et une troisième, qui couvre le reste du Ministère.

Le Plan d'investissement à long terme d'Industrie Canada, daté de novembre 2006, a soulevé des préoccupations concernant l'état du parc automobile d'Industrie Canada. Le document signalait que 10 p. 100 des véhicules avaient plus de 10 ans et que 55 p. 100 des véhicules du Ministère avaient dépassé leur durée de vie utile.

2.2 Objectif

La vérification avait pour objectif d'évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion, les pratiques et stratégies connexes de gestion des risques, l'information pour la prise de décisions et l'établissement de rapports ainsi que le degré de conformité aux politiques pertinentes.

Cet objectif a été ventilé en trois composantes :

• Examiner et évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion et les stratégies connexes de gestion des risques pour la fonction de gestion du parc, notamment les processus se rapportant à la planification, à l'organisation, au contrôle, à l'orientation, à la communication et à la gestion des véhicules.
• Examiner et évaluer la mesure dans laquelle le Ministère se conforme aux politiques, procédures et lignes directrices du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada se rapportant à la gestion du parc automobile.
• Examiner et évaluer si l'information à la disposition des gestionnaires est complète et précise et la mesure dans laquelle cette information est utilisée par les gestionnaires à des fins de prise de décisions et de surveillance.

Des critères de vérification détaillés ont été établis pour chaque composante et sont présentés à l'annexe B.

2.3 Portée

La vérification incluait un examen de la gestion, de l'exploitation et des activités du parc automobile à la Section de la gestion du matériel du GCGM et des activités de gestion du parc dans les bureaux régionaux et de district d'Industrie Canada et au CRC.

2.4 Méthodologie détaillée

Les critères de vérification utilisés pour cette mission de vérification reposaient sur les Recommandations sur l'évaluation du contrôle formulées par le Conseil sur les critères de contrôle de l'Institut canadien des comptables agréés et sur le Guide de planification, d'exécution et de production de rapports pour les missions d'assurance de vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). (Voir l'annexe C pour obtenir de l'information détaillée sur la méthodologie).

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente les constatations détaillées découlant de la vérification de la gestion du parc automobile à Industrie Canada par suite de l'examen du cadre de contrôle de gestion et des pratiques professionnelles en place au GCGM, dans trois bureaux régionaux et au CRC. Les constatations reposent sur les données probantes et l'analyse découlant de notre analyse initiale des risques et de la vérification détaillée. Outre les résultats présentés ci-après, des observations et des conditions non systémiques de moindre importance qui présentent moins de risques ont été communiquées à la direction pour examen.

3.2 Gouvernance

Constatation 1 : Les rôles et responsabilités en matière de gestion du parc automobile ne sont pas clairement définis et la supervision est limitée.

Un solide cadre de gouvernance s'impose pour assurer une gestion efficace du parc automobile. Un cadre de gouvernance devrait inclure des rôles et responsabilités clairement définis, des attentes en matière de rendement pour la fonction et une stratégie de communication efficace.

En vertu de l'actuelle Politique sur les véhicules automobiles d'Industrie Canada, le GCGM est le gestionnaire ministériel du parc. Toutefois, nous avons constaté qu'il n'a pas beaucoup de pouvoir pour gérer le parc ministériel. Les régions et d'autres entités comme Mesures Canada et le CRC qui possèdent un parc important ne rendent aucun compte au GCGM en ce qui a trait à la gestion du parc automobile.

En l'absence d'un pouvoir clair de gestion, le GCGM n'a pas joué un rôle actif en tant que gestionnaire du parc ministériel. Les communications avec les gestionnaires régionaux du parc ont été minimes et principalement de nature administrative.

En l'absence d'une structure de gouvernance claire, nous avons observé des pratiques diverses de gestion du parc au niveau régional. Les régions ont adopté quelques bonnes pratiques, mais elles ne les communiquent pas aux autres régions. Dans les entrevues, le personnel régional a fait part de son souhait d'être doté de meilleurs outils pour gérer les activités du parc.

Recommandation 1

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, établisse une structure de gouvernance claire pour la gestion du parc automobile pour ce qui est de la promotion de bonnes pratiques et de la prestation d'un soutien aux gestionnaires dans l'exercice de leurs fonctions.

Constatation 2 : Les politiques, procédures et directives d'Industrie Canada relatives à la gestion du parc sont incomplètes.

Les politiques, guides et manuels ministériels portant sur la gestion du parc devraient être conformes aux politiques du Conseil du Trésor et assurer que les véhicules du Ministère sont uniquement utilisés à des fins opérationnelles et gérés de manière efficace, efficiente et économique.

Le GCGM mène ses activités conformément à la politique sur les véhicules automobiles (015) qui a été élaborée par Industrie Canada en 1996. Cette politique ne reflète pas les deux nouvelles directives du Conseil du Trésor émises en novembre 2006, l'une visant les véhicules légers et l'autre visant les voitures de fonction. Mesures Canada et le CRC ont chacun élaboré leurs propres politiques sur les parcs qui n'indiquent pas que le GCGM est le gestionnaire ministériel du parc automobile. Aucune des politiques actuellement en vigueur ne renferme des critères régissant l'utilisation des véhicules ministériels.

Sans des lignes directrices et des procédures administratives détaillées sur la gestion du parc qui renferment des critères régissant l'utilisation des véhicules ministériels, il existe un risque de pratiques non uniformisées relatives au parc au sein du Ministère et un risque d'utilisation inappropriée des véhicules.

Recommandation 2

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, élabore une série de directives, de lignes directrices et de procédures qui sont conformes aux directives du Conseil du Trésor, tiennent compte des différences entre l'équipement spécialisé et non spécialisé et comportent des critères régissant l'utilisation des véhicules ministériels.

Constatation 3 : Formation insuffisante en gestion de parc automobile

La gestion du parc automobile à Industrie Canada requiert des spécialistes bien informés et des administrateurs, des conducteurs et des gestionnaires dûment formés.

Le personnel du GCGM participant à la gestion du parc automobile et les gestionnaires régionaux du parc automobile ont suivi une formation officielle limitée. Voici des exemples de formation relevés :

• La formation sur le système de gestion du parc automobile est offerte par les Services financiers ARI sur place et via des webémissions. Au moment de la vérification, nous avons constaté qu'ARI offrait activement une formation sur le système, mais certains employés doivent encore y participer.
• La région du Québec a offert à ses conducteurs une formation en conduite préventive et des cours de conduite sur surfaces glissantes et avec une remorque.

Les personnes interrogées ont indiqué que la formation sur le parc, combinée à des lignes directrices et des procédures adéquates, aiderait les employés à veiller au respect des procédures pertinentes. En l'absence de formation, nous avons remarqué que les pratiques de gestion du parc automobile dans les régions n'étaient pas uniformes. Par ailleurs, il n'y a guère d'analyse de l'information sur le parc.

Recommandation 3

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, veille à ce qu'une formation adéquate soit offerte aux employés s'occupant de la gestion du parc automobile.

3.3 Contrôle

Constatation 4 : Aucun mécanisme de suivi du parc automobile d'Industrie Canada

Pour assurer une administration efficace de la gestion du parc automobile, il y a lieu de mettre en place des processus pour faire en sorte que les pratiques liées aux véhicules soient conformes aux exigences de la politique. La supervision assurée par la direction permet de veiller à ce que les pratiques et les contrôles fonctionnent adéquatement et à ce que des mesures correctrices soient prises rapidement là où l'on observe des lacunes importantes ou là où des améliorations sont requises.

Nous avons constaté qu'il n'existe aucun mécanisme de suivi pour les activités de gestion du parc automobile ni au GCGM ni dans les bureaux où nous nous sommes rendus. La base de données du Ministère sur le parc automobile, un outil nécessaire à la surveillance des activités du parc, n'a pas été tenue à jour en temps opportun. Dans le cadre de nos visites dans les bureaux régionaux et au CRC, nous avons relevé des écarts temporaires entre les dossiers sur le parc conservés dans ces bureaux et les listes d'inventaire du GCGM.

On a peu analysé l'information contenue dans le système de gestion du parc automobile. À cet égard, le GCGM ne tire pas entièrement parti des services offerts par ARI qui aideraient à surveiller les activités du parc automobile. Par exemple, ARI offre un rapport qui indique quand l'entretien est requis et un autre qui indique la consommation (c'est-à-dire kilomètres/litres) des véhicules, mais les gestionnaires de parc n'ont demandé aucun de ces rapports. Le dernier des deux rapports nécessiterait que les relevés des odomètres soient saisis chaque mois dans le système de gestion du parc, ce qui n'est pas fait régulièrement dans tous les bureaux. De plus, le ministère n'a ni reçu ni demandé la revue annuelle du parc automobile ministériel de 2006-2007, publiée par les Services financiers ARI, laquelle renferme de l'information détaillée sur les activités du parc automobile du Ministère. Nous avons également été incapables d'obtenir un total précis des coûts annuels de fonctionnement, y compris de l'essence et de l'entretien.

L'absence de surveillance peut accroître le risque qu'Industrie Canada n'utilise pas son parc de la façon la plus optimale et judicieuse. Selon notre propre analyse du système d'information sur le parc automobile, ce dernier est vieillissant et le kilométrage global des véhicules est relativement faible.

• À l'heure actuelle, 53,6 p. 100, soit 195 des 364 véhicules, ont plus de cinq ans et 8 p. 100 du parc automobile (29 véhicules) a plus de 10 ans.
• 17 p. 100 des véhicules ont parcouru moins de 5 000 kilomètres par an et 28 p. 100 plus de 15 000 kilomètres par an; et 15 p. 100 ont parcouru plus de 20 000 kilomètres.

Certaines régions ont fait des efforts en vue de réduire la taille de leur parc. Le Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications dans la région du Québec a réduit son parc de 28 à 19 véhicules en 2006-2007 et la région du Pacifique a éliminé quatre véhicules mis en commun en janvier 2008. Mesures Canada a également indiqué qu'en 2007-2008, il avait commencé à rationaliser son parc. Compte tenu du faible kilométrage de nombreux véhicules ministériels, d'autres réductions peuvent être possibles.

On a observé certains cas de non-conformité aux politiques et directives :

• Les carnets de route contenaient peu de détails concernant la destination exacte et le but du déplacement. Seule la ville visitée était consignée. Les carnets n'étaient pas passés régulièrement en revue par les administrateurs. Dans une région, nous avons relevé des écarts dans la consignation du kilométrage entre les déplacements.
• On a observé des cas où le relevé des odomètres n'avait pas été consigné dans le système du parc.
• Il manquait de l'information sur les formulaires d'autorisation de conduire. La section du formulaire portant sur l'identification du véhicule était souvent incomplète et la signature du gestionnaire du centre de responsabilité manquait souvent.

La faiblesse des systèmes de surveillance risque de donner lieu à une utilisation moins qu'optimale des véhicules et à des cas plus nombreux de non-conformité.

Recommandation 4

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, mette en œuvre un mécanisme de suivi efficace et élabore des outils et des lignes directrices propres à aider les gestionnaires de l'exploitation à surveiller le rendement de leur parc.

3.4 Gestion des risques

Constatation 5 : Les risques liés à la gestion du parc ne sont ni recensés ni évalués.

Les ministères doivent prendre des mesures adéquates pour recenser, évaluer et réduire les risques associés à l'acquisition, à l'exploitation, à l'utilisation et à la vente des véhicules. Les facteurs de risque peuvent inclure, sans s'y limiter, les risques financiers, juridiques, internes et professionnels et les risques pour la santé, la sécurité, la sûreté et l'environnement. Les évaluations des risques doivent être réalisées dans le cadre du processus de planification stratégique.

Industrie Canada doit encore entreprendre une évaluation des risques de sa fonction de gestion du parc automobile, qui lui permettra de relever, d'atténuer et de gérer les risques élevés. La gestion des risques est un élément clé du cadre de contrôle de gestion.

Les ministères sont tenus de veiller à ce que chaque conducteur possède un permis valide pour conduire le véhicule automobile qui lui est confié et de déterminer le moyen le plus adéquat d'assurer la Couronne contre le risque de dommages au véhicule, de blessures au conducteur et aux passagers, ou les réclamations de tiers. La vérification a permis de constater que les permis de conduire étaient validés uniquement au moment de remplir les formulaires « Autorisation de conduire un véhicule ministériel », ce qui pourrait imposer à la Couronne le fardeau de la responsabilité en cas de changement dans le statut du permis de conduire.

Sans une solide gestion des risques liés à son parc automobile, le Ministère ne pourrait peut-être pas assurer la continuité des activités et le maintien des services. De plus, il existe un risque de règlements coûteux découlant des accidents ou des urgences et également de d'embarras pour le Ministère.

Recommandation 5.1

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, effectue régulièrement une évaluation des risques de la fonction de gestion du parc automobile dans le cadre du processus de planification stratégique.

Recommandation 5.2

Que le dirigeant principal des finances, en partenariat avec les secteurs qui utilisent des véhicules, veille à ce que les permis de conduire soient régulièrement validés pour tous les conducteurs de véhicules du Ministère.

Annexe A : Ventilation du parc automobile selon l'âge et le kilométrage

Notes

1. Ces chiffres reposent sur l'information figurant dans le rapport ARI daté du 20 novembre 2008.

Annexe B : Critères de vérification

Objectif de la vérification — composante n^o 1

Examiner et évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion pour la fonction de gestion du parc automobile, entre autres les processus se rapportant à la planification, à l'organisation, au contrôle, à l'orientation, à la communication et à la gestion des véhicules.

Critères

1. La planification générale permet d'assurer l'atteinte des objectifs de gestion du parc automobile du Ministère.
2. Le Programme de gestion du parc automobile est géré efficacement pour assurer l'atteinte de ses objectifs et le respect des exigences du Ministère.

Objectif de la vérification — composante n^o 2

Examiner et évaluer le degré de conformité aux politiques, procédures et lignes directrices du Conseil du Trésor et d'Industrie Canada se rapportant à la gestion du parc automobile.

Critère

1. Le Ministère respecte les exigences concernant la gestion du parc automobile du Conseil du Trésor et du Ministère en ce qui a trait aux acquisitions, aux activités, à l'utilisation et à l'entretien du parc, et à la vente des véhicules.

Objectif de la vérification — composante n^o 3

Examiner et évaluer si l'information sur le parc automobile à la disposition des gestionnaires est complète et précise et la mesure dans laquelle cette information est utilisée par la direction à des fins de prise de décisions et de surveillance.

Critères

1. Les systèmes d'information de gestion (automatisés et manuels) fournissent de l'information précise et opportune indispensable à la gestion efficace du parc automobile du Ministère.
2. La direction utilise efficacement l'information disponible pour gérer son parc.

Annexe C : Méthodologie détaillée

L'information utilisée pour la présente vérification a été obtenue au moyen des méthodes suivantes :

• un examen des documents pertinents concernant les activités de gestion du parc du GCGM, de Mesures Canada, du CRC et des bureaux régionaux du Québec, de l'Ontario et du Pacifique. Ces trois régions ont été sélectionnées du fait qu'elles possédaient la majorité des véhicules;
• des entrevues avec la direction et le personnel du GCGM participant à la gestion du parc;
• des entrevues avec la direction et le personnel de Mesures Canada, du CRC et des bureaux régionaux qui participent à la gestion du parc;
• une entrevue avec le représentant d'ARI à Ottawa;
• une entrevue téléphonique avec l'analyse principal des politiques, Division de la politique des biens immobiliers et du matériel, Secrétariat du Conseil du Trésor.
• Échantillonnage
  • Un échantillon de vérification des opérations liées aux véhicules de 2006-2007 aux six premiers mois de 2007-2008 a été sélectionné à partir de l'information contenue dans les rapports d'ARI. Étant donné le petit nombre de véhicules dans chaque bureau visité, on a eu recours à la méthode d'échantillonnage non statistique pour sélectionner les dossiers des véhicules à examiner par rapport à des critères particuliers. Notre échantillonnage ciblait les dossiers à risque plus élevé, comme suit :
    • véhicules achetés et vendus pendant la période susmentionnée;
    • véhicules parcourant moins de 10 000 kilomètres par année;
    • véhicules dont les coûts d'entretien et de fonctionnement sont élevés;
    • véhicules de plus de 10 ans.

Annexe D : Réponse de la direction et plan d'action