Réponse de la direction et plan d'action : Audit du respect des conditions d'utilisation du spectre

À des fins de suivi - mesures détaillées pour donner suite aux recommandations du rapport

Recommandation Mesure prévue pour donner suite à la recommandation Fonctionnaire responsable (poste) Date d'achèvement prévue
Recommandation no 1
(risque faible) :

La DGOGS devrait documenter et normaliser les rôles et les responsabilités pour appuyer l'exécution de toutes les activités de conformité afin d'assurer l'efficacité et l'uniformité dans l'ensemble du pays.

1.1 ISDE dispose de tableaux de délégation à jour qui indiquent les pouvoirs légaux et les niveaux auxquels les pouvoirs sont délégués. Dans les régions, bon nombre des rôles et des responsabilités sont assumés de façon uniforme, bien qu'ils ne soient pas entièrement documentés pour les agents de gestion du spectre et les agents du spectre technique (AST) pour un ensemble d'activités de base. La DGOGS convient de normaliser les rôles et les responsabilités à l'appui de l'exécution des activités de conformité. En normalisant les rôles et les responsabilités, il faut veiller à trouver un équilibre entre le besoin de cohérence et l'utilisation utile des ressources, où le personnel expérimenté peut endosser des responsabilités plus grandes que le personnel moins expérimenté.

Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre -
1.2 En consultation avec les bureaux régionaux d'ISDE, la DGOGS élaborera une grille décrivant les rôles et responsabilités normalisés de haut niveau des agents de gestion du spectre, des agents techniques du spectre et des ingénieurs régionaux pour les activités de conformité. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T2, 2020-2021
Recommandation no 2
(risque modéré) :
Le DGOGS devrait établir un processus normalisé pour la délivrance, la gestion et la surveillance des cartes d'inspecteur dans toutes les régions.
2.1 La DGOGS est en train de mettre à jour les procédures afin d'y inclure des détails concernant la délivrance, la gestion et la surveillance des cartes d'inspecteur dans toutes les régions. Ces détails comprendront un processus normalisé pour surveiller les cartes d'inspecteur afin de s'assurer qu'elles sont délivrées et révoquées en temps opportun, en tenant compte des procédures documentées par les régions de l'Atlantique et de l'Ontario. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2019-2020
Recommandation no 3
(risque modéré) :
La DGOGS devrait réévaluer le Cadre de conformité national (CCN) afin de déterminer si les activités de conformité sont alignées sur les besoins de l'ensemble du programme du spectre.
3.1 Le Cadre de conformité national de la DGOGS a été conçu à l'origine pour regrouper les activités entreprises par la Direction générale et devait englober uniquement les activités prévues. D'autres activités de conformité sont menées par la Direction générale du génie, de la planification et des normes. - -
3.2 La DGOGS consultera la Direction générale du génie, de la planification et des normes et le sous-ministre adjoint pour déterminer si leurs activités de conformité devraient être fusionnées dans un cadre de conformité pour l'ensemble du secteur. Sous-ministre adjoint, Secteur du spectre et des télécommunications T4, 2019-2020
3.3 La DGOGS réévaluera le cadre de conformité en consultation avec les bureaux régionaux afin de déterminer si les activités de conformité sont alignées sur les besoins des activités du spectre, et elle mettra à jour le cadre au besoin. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T2, 2020-2021
Recommandation no 4
(risque élevé) :
La DGOGS devrait officialiser sa méthodologie axée sur le risque pour appuyer la planification annuelle des objectifs des activités de conformité, en fonction des besoins et des contraintes en matière de ressources.
4.1 Une méthode d'établissement des coûts des activités de programme sera mise au point et utilisée pour déterminer les coûts des ressources et les coûts de fonctionnement et d'entretien (F et E) des activités de conformité dans les régions. Il sera utilisé pour aider la DGOGS à fixer des objectifs nationaux et régionaux. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2019-2020
4.2 À l'aide de cet outil, la DGOGS officialisera une méthodologie fondée sur le risque pour l'élaboration d'objectifs annuels d'activités de conformité, éclairés par les besoins en ressources, les contraintes et les données historiques du programme. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2019-2020
Recommandation no 5
(risque modéré) :
La DGOGS devrait normaliser davantage les autres activités de conformité en mettant en œuvre des lignes directrices nationales sur les procédures et des pratiques de contrôle de la qualité pour s'assurer que les activités de conformité sont exécutées et documentées de façon uniforme dans les bureaux régionaux.
5.1 Conformément au Cadre de conformité national de la DGOGS, il reste deux points que la Direction prévoit normaliser au cours de la quatrième année : les audits des conditions des licences radio et la surveillance des activités non autorisées. Les procédures nationales élaborées pour ces activités comprendront des lignes directrices et des pratiques d'assurance de la qualité semblables à celles de la région de l'Ouest. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre -
5.2 La DGOGS terminera l'élaboration des procédures nationales relatives à l'audit des conditions des licences radio. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2019-2020
5.3 La DGOGS achèvera l'élaboration de procédures nationales relatives à la surveillance des activités non autorisées. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2020-2021
5.4 En collaboration avec les régions, la DGOGS élaborera et documentera une approche commune pour la prévention de la non-conformité afin de déterminer les priorités et d'aborder l'engagement des intervenants pour appuyer les résultats du programme du spectre. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T2, 2021-2022
Recommandation no 6
(risque élevé) :
La DGOGS devrait mettre en œuvre des pratiques de contrôle et d'assurance de la qualité pour les activités de conformité afin de s'assurer que toute l'information entrée dans le système est exacte et correctement codée. Comme solution à long terme, le DGOGS devrait également envisager la mise en œuvre d'une capacité de gestion de l'information qui peut guider les processus pour chaque activité de conformité et saisir avec exactitude et efficacité l'information nécessaire à l'analyse, à la prise de décision et à la production de rapports.
6.1 La DGOGS pilotera et fera évoluer les pratiques d'assurance de la qualité en examinant les rapports mensuels et en identifiant les problèmes de qualité des données à résoudre en collaboration avec les régions. La DGOGS diffusera les leçons apprises dans tous les bureaux régionaux. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2020-2021
6.2 En se fondant sur les résultats du projet pilote et en consultation avec les bureaux régionaux, la DGOGS déterminera le meilleur plan à long terme, y compris l'option de faire évoluer ou de développer un logiciel. DG, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2020-2021
Recommandation no 7
(risque élevé) :
La DGOGS devrait mettre en œuvre un plan d'investissement à moyen et à long terme pour s'assurer que le programme de conformité au spectre peut continuer d'atteindre ses objectifs, tant pour les technologies actuelles que pour celles prévues dans le cadre de l'adoption des services et technologies 5G.
7.1 Dans le budget de 2019, le gouvernement a annoncé le financement accordé à la DGOGS pour moderniser l'équipement utilisé pour les activités de conformité de la gestion du spectre. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre -
7.2 La DGOGS a nommé un directeur de la Direction de l'innovation en gestion du spectre pour diriger la mise en œuvre de son programme de renouvellement de l'équipement, Horizon. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2018-2019
7.3 La DGOGS présentera une présentation au Conseil du Trésor afin d'obtenir un financement pour le projet Horizon. Cela comprend l'investissement initial et le financement continu. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T1, 2019-2020
7.4 La DGOGS est en train d'élaborer un plan pour moderniser tout l'équipement de gestion du spectre à l'échelle nationale. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2019-2020
7.5 À court terme, la DGOGS élaborera et mettra en œuvre un calendrier d'entretien pour s'assurer qu'une quantité suffisante d'équipement de mesure du spectre nécessitant un étalonnage est disponible dans les régions pour les activités qui nécessitent des mesures étalonnées. Ce calendrier tiendra compte des exigences opérationnelles ainsi que des coûts d'étalonnage. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2019-2020
7.6 La DGOGS embauchera un gestionnaire national pour l'infrastructure de surveillance du spectre. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2019-2020
7.7 La DGOGS embauchera une équipe de mise en œuvre de la modernisation. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T3, 2019-2020
7.8 Définir les exigences et les spécifications, demander des renseignements aux fournisseurs. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2019-2020
7.9 Processus de demande de propositions, d'appel d'offres et d'attribution du contrat Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2020-2021
7.10 Livraisons d'équipement Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2022-2023
7.11 Déploiement de l'équipement Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2023-2024
7.12 Formation du personnel Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2023-2024
Recommandation no 8
(risque modéré) :
La DGOGS devrait renforcer ses rapports annuels afin d'inclure les taux de conformité pour toutes les activités normalisées, les comparaisons et les tendances d'une année à l'autre et le rendement par rapport aux paramètres de rendement établis.
8.1 La DGOGS renforcera ses rapports annuels afin d'inclure les taux de conformité pour toutes les activités nationales normalisées et les tendances d'une année à l'autre. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T2, 2020-2021
8.2 La DGOGS élaborera des mesures de rendement pour mesurer le rendement du programme en vue d'atteindre les objectifs de son Cadre de conformité national. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T4, 2020-2021
Recommandation no 9
(risque faible) :
La DGOGS devrait renforcer son programme de formation pour y inclure une formation sur les activités de conformité.
9.1 ISDE dispose actuellement d'un solide programme de formation à l'intention des nouveaux agents de gestion du spectre. En plus de la formation en classe, la formation sur les activités de conformité est offerte en milieu de travail sous la supervision d'un employé plus expérimenté. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre -
9.2 La DGOGS élaborera et mettra en œuvre un module de formation sur la conformité en consultation avec les bureaux régionaux et le Comité de formation technique du spectre. Directeur général, Direction générale des opérations de la gestion du spectre T2, 2020-2021